企业出海｜数据合规，构筑涉外经营的安全防线
在企业拓展海外业务的征程中，数据合规问题如同高悬的达摩克利斯之剑，时刻威胁着企业的稳定发展。随着各国对数据主权的越发重视以及数据治理规则的不断完善，海外数据合规体系建设的重要性愈发凸显，这不仅关乎企业的法律责任，更影响着企业的声誉和长期发展。
一、容易忽视的数据合规问题
在企业海外运营中，数据合规问题往往被忽视。在海外市场销售产品时，企业往往聚焦于订单处理和物流等业务环节，却可能忽略客户信息在收集、存储与使用过程中的合规隐患。例如，在收集客户姓名、地址、支付信息等数据时，可能未充分考虑到在海外处理这些数据需要遵循的不同国家法规，从而面临合规风险。国际市场营销活动也是一个容易出现问题的场景。企业在追求精准营销的过程中，通过多个第三方数据供应商或多个不同国家的关联方收集并获取数据以完善客户画像、制定营销策略，这其中可能涉及数据来源合法性问题，很多企业并未深入探究这些来自于第三方的数据是否已经取得适当的合法性基础，是否符合跨境传输的要求，这就可能在不经意间触犯各国的数据保护法规。
内部管理方面，企业在海外的人力资源管理中的许多环节同样会涉及数据合规问题，如招募求职者、面试、员工入职体检、背景调查等等，都需要遵守当地有关个人信息保护的要求。对于在海外设有分支机构或数据中心的企业，日常的数据处理操作看似平常，实则暗藏合规风险。使用集团统一部署的系统（如飞书、企业微信、钉钉、企业自有ERP系统等）进行员工管理时，对数据的跨境传输、访问、共享等环节可能因为未充分考虑适用的数据保护要求而出现违规。除企业自身可能的违规外，企业还可能因忽视对员工在这些基础操作中的合规培训，导致员工无意中违反当地数据合规要求，给企业带来法律风险。
二、海外数据合规制度介绍
1. 欧盟《通用数据保护条例》（GDPR）。GDPR为欧盟的数据保护树立了高标准。它要求企业在处理个人数据时，必须基于合法、正当和透明的原则。数据主体对其个人数据拥有广泛的权利，包括知情权、可携带权（有权要求企业提供其数据的副本）、被遗忘权（在特定情况下有权要求企业删除其数据）等。企业在收集数据时，需要获得数据主体明确的同意或具备其他合法性基础。同时，企业有责任采取适当的技术和组织措施来保护数据安全，在数据泄露等安全事件发生时，必须在72小时内通知监管机构并立即通知数据主体。
2. 美国数据保护规定。美国的情况较为复杂，在联邦层面尚未出台统一的综合性数据保护法，但在特定领域有严格规定。在医疗领域，《健康保险流通与责任法案》规定了对患者健康信息的严格保护措施，涵盖了从医疗机构到医疗保险公司等涉及医疗数据处理的各个环节。在金融领域，《格雷姆-里奇-比利雷法案》要求金融机构保护消费者的金融信息安全。此外，像《加州消费者隐私法案》这样的州级法规，对在加州开展业务的企业的数据处理行为产生了重大影响。《加州消费者隐私法案》赋予消费者知情权、被遗忘权等权利，对于美国市场的消费者，企业需要根据消费者所属区域的不同而调整数据管理策略。
3. 其他国家和地区。亚洲、南美洲、澳洲及非洲多国均已出台各自的个人信息保护法规或正在制定有关法规，这些法规可能具有一定的共性，例如均规强调企业在收集和处理个人数据时要明确目的，且数据处理活动要与该目的相符。例如，企业不能在未经数据主体进一步同意的情况下，将收集用于客户服务目的的数据用于营销目的。与此同时，各国的法规也因具体情况不同而存在各自的特色，在实践中企业需要注意识别和适配。
三、海外数据合规的基本防范策略
1. 认识自己：明确企业数据处理活动
企业首先要对自身的数据处理活动有清晰的认识。这包括梳理企业所涉及的业务流程中哪些环节会涉及数据的收集、存储、使用、共享和删除。例如，一家制造企业如果有海外在线销售平台和售后服务系统，就需要明确在这些业务场景下收集了哪些客户数据，这些数据在企业内部（包括不同关联方之间）是如何流转的，哪些部门或人员有权访问这些数据等。通过这种全面的数据盘点，企业可以确定自己的数据处理范围和规模，从而为后续的合规工作奠定基础。
2. 了解自己：评估数据合规风险
在明确数据处理活动后，企业需要评估自身面临的数据合规风险。这需要考虑企业所涉及的海外市场的法规要求以及企业自身的数据处理行为特点。比如，如果企业主要在欧盟市场开展业务，就需要重点关注GDPR的规定，评估在数据收集过程中是否具备充分的合法性基础，数据存储是否安全可靠等。同时，企业还需要分析自身数据处理行为中的高风险环节，例如涉及跨境传输、共享数据的情况，需要重点评估是否符合当地法规。
3. 完善自己：建立和执行数据合规体系
企业要制定详细的数据合规政策和程序，明确规定数据处理的各个环节的规范。同时，企业要定期对员工进行数据合规培训，提高员工的合规意识，确保他们在日常工作中能够遵守数据合规政策。此外，企业还需要建立数据合规监督机制，定期对数据处理活动进行检查和审计，及时发现和纠正违规行为。
4. 改进自己：持续追踪数据合规要求
全球各国、各区域对于数据处理的监管仍然在不断变化，企业一方面需要注意满足已有的各项合规要求，同时还应持续关注和追踪立法及监管的动向，确保能够持续实现合规。
四、我们的法律服务
作为专业的律师团队，我们在海外数据合规领域拥有丰富的经验和专业知识，能够为企业提供全方位的法律服务，包括：
为企业业务运营、人力资源管理提供一站式个人信息保护合规解决方案；
就对数据安全的风险评估、合规性审查和持续改进提供法律支持；
协助建立信息安全管理制度和信息安全应急措施；
对网络安全、个人信息保护、数据安全和跨境转移及其他相关问题进行法律审计和咨询；
协助网络安全和数据保护所需的行政登记、备案、报告和其他程序，如网络安全等级保护定级及测评、个人信息出境标准合同备案、数据出境安全评估等；
起草和修订个人信息保护政策（隐私政策）、服务条款、用户注册协议、数据处理委托合同及其他相关合规文件；
利用全球法律资源，为跨国企业集团的全球数据合规提供整体解决方案；
提供关于网络安全、数据安全和个人信息保护的法律培训。
结语
在当今这个数据保护意识日益增强的国际环境中，企业面临着日益严峻的数据合规挑战。我们建议企业主动出击，建立并完善自身的数据合规框架，以确保在遵守国际法规的同时，有效管理和保护个人数据。倘若您的企业在海外数据合规方面存在任何需求，无论是对复杂法规的解读、合规体系的搭建，还是应对潜在的合规风险，都欢迎随时与我们取得联系。
